Cada associação Escutista é contactada para nomear um organizador nacional do JOTA. Este organizador pode coordenar a participação dos Escuteiros do seu país no JOTA.
Ele serve também como um ponto de contacto para as informações sobre o JOTA.
O organizador nacional deverá estar apto para por os Escuteiros em contacto com os radioamadores e vice-versa.
O organizador nacional do JOTA:
- Funções a nível nacional com a sua Associação Escutista.
- É preferível alguém com uma licença de amador ou pelo menos com um vasto conhecimento sobre radioamadorismo
- É o representante da Associação Escutista perante a Associação Nacional de radioamadores
- Tem a competência organizativa requerida para apoiar as estações participantes no seu país
- Recebe o total apoio quer organizacional quer financeiro da associação Escutista.
Nos Países com um grande número de Escuteiros participantes geralmente existe uma equipa que apoia o organizador nacional. A organização actual depende das necessidades e regulamentos locais.
É solicitado ao organizador nacional que envie um relatório nacional do JOTA. Esse relatório deverá dar a impressão do que foi o JOTA no seu país. Deverá conter ideias e comentários, sugestões para futuros programas e a descrição dos contactos mais importante e interessantes que foram feitos. Estas informações servirão para compilar o relatório mundial do JOTA.
A equipa organizadora do Bureau Mundial do Escutismo fornece as seguintes informações anuais:
- Maio: a primeira circular é enviada com as datas exactas da actividade, o novo logo e tema do JOTA, o programa, sugestões e alguma informação sobre acampamentos de verão equipadas com uma estação de amador
- Agosto: a segunda circular do JOTA é enviada com os últimos detalhes e imformações. É incluido um formulário do relatório para o organizador nacional do JOTA. Os cartões de participação e o logo actual serão incluidos para cada estação participante.
- Novembro: a terceira circular lembra-vos o prazo limite para o envio do relatório e inclui as primeiras histórias do passado fim de semana do JOTA.
- Março: é publicado o relatório mundial do JOTA. Contém informações estatísticas sobre os participantes, relatórios da actividade de mais de 40 países, uma selecção de recortes de artigos de jornal e novas ideias de programação. O relatório é em inglês com um sumário em francês.
As informações contidas nas circulares e no relatório Mundial do JOTA podem ser usadas para publicitar o evento na imprensa nacional. Todas as informações sobre o JOTA são sempre enviadas para as Associações Escutistas, endereçadas ao comissário internacional. Uma cópia é enviada directamente para o organizador Nacional do JOTA.
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